Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen Unternehmen grundsätzlich nachweisen können, dass die Ware tatsächlich in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Gelangensbestätigung, mit der der Abnehmer den Empfang der Ware im Bestimmungsland bestätigt.

Gerade bei Abholfällen, bei denen der Kunde die Ware selbst mitnimmt, kann dieser Nachweis jedoch fehlen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 18.12.2025 (Az. V R 3/25) klargestellt, dass eine fehlende Gelangensbestätigung nicht automatisch dazu führt, dass die Steuerbefreiung entfällt.

BFH: Gelangensbestätigung nicht zwingend für Vertrauensschutz

Im zugrunde liegenden Fall verkaufte ein Steuerberater im Jahr 2018 über ein Internetportal einen Pkw an eine rumänische Gesellschaft. Vor dem Verkauf hatte er die USt-IdNr. des Käufers beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) überprüfen lassen. Zusätzlich verlangte er einen Handelsregisterauszug und kontrollierte bei der Abholung den Lichtbildausweis des Abholers.

Im Kaufvertrag war festgehalten, dass der Käufer das Fahrzeug in Deutschland abmelden und nach Rumänien verbringen sollte. Eine Gelangensbestätigung wurde vom Verkäufer ausgehändigt, vom Käufer aber trotz mehrfacher Aufforderung nicht in ausgefüllter Form zurückgesendet. Später stellte sich heraus, dass der Pkw wieder in Deutschland zugelassen worden war.

Das Finanzamt versagte deshalb die Steuerbefreiung. Auch das Finanzgericht Hessen sah den fehlenden Nachweis als problematisch an.

Der BFH entschied jedoch zugunsten des Klägers. Nach seiner Auffassung setzt der Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 Satz 1 UStG nicht voraus, dass eine Gelangensbestätigung vorliegt.

Entscheidend ist, ob der Unternehmer zum Zeitpunkt der Lieferung gutgläubig auf die Angaben des Abnehmers vertrauen durfte. Eine Gelangensbestätigung kann erst nach Abschluss des Transports erstellt werden. Sie kann daher nicht zwingende Voraussetzung dafür sein, dass bereits bei der Lieferung Vertrauensschutz besteht.

Andere Nachweise können ebenfalls relevant sein

Der BFH verweist zudem darauf, dass die Gelangensbestätigung nach den maßgeblichen Regelungen nur eine von mehreren möglichen Nachweisformen ist. Der Nachweis kann demnach auch mit anderen zulässigen Beweismitteln geführt werden.

Im konkreten Fall reichte deshalb die im Vertrag festgehaltene, schriftliche Zusicherung des Käufers, das Fahrzeug ins EU-Ausland zu verbringen, zusammen mit den übrigen, seitens des Verkäufers eingehaltenen Sorgfaltsmaßnahmen.

Die Entscheidung bedeutet allerdings nicht, dass die Gelangensbestätigung künftig bedeutungslos wäre. Sie bleibt ein wichtiger und sicherer Nachweis für die Steuerbefreiung. Der BFH stellt vielmehr klar, dass ihr Fehlen allein nicht automatisch den Vertrauensschutz des Lieferanten ausschließt.

Welche Prüfungen sollten Unternehmen dokumentieren?

Insbesondere bei Abholungen durch bislang unbekannte Kunden sollten Unternehmen weiterhin auf eine lückenlose Dokumentation ihrer Sorgfaltsmaßnahmen achten. Dazu gehören nach dem entschiedenen Fall insbesondere:

  • die Prüfung der USt-IdNr. beim BZSt,
  • die Feststellung der Identität des Abholers, möglichst anhand einer Kopie des Ausweisdokuments,
  • die Prüfung der Vertretungsberechtigung bei juristischen Personen, beispielsweise durch einen Handelsregisterauszug,
  • eine schriftliche Erklärung des Abnehmers, dass die Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert wird.

Damit wird deutlich: Der BFH lockert die Anforderungen an den Vertrauensschutz, nicht aber die Anforderungen an die Sorgfalt des Unternehmers.

Gegenbeispiel: FG Münster zeigt die Grenzen des Vertrauensschutzes

Dass die Entscheidung des BFH keinen Freibrief für fehlende Nachweise darstellt, zeigt ein Urteil des FG Münster vom 19.05.2026 (Az. 15 K 1452/25 U).

Dort hatte ein Kfz-Händler 16 Fahrzeuge in den Niederlanden erworben und anschließend an Abnehmer in Serbien, der Ukraine und Polen verkauft. Trotz mehrfacher Aufforderung legte er dem Finanzamt weder Gelangensbestätigungen noch Ausfuhrnachweise oder andere Ersatzbelege vor. Erst Jahre später erklärte er zudem, die Fahrzeuge seien überhaupt nicht nach Deutschland gelangt. Zuvor hatte er allerdings selbst innergemeinschaftliche Erwerbe in seinen Umsatzsteuer-Voranmeldungen angegeben und den entsprechenden Vorsteuerabzug geltend gemacht.

Das FG Münster versagte die Steuerbefreiung und lehnte auch den Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG ab.

Der wesentliche Unterschied zum BFH-Fall: Während dort nur die Gelangensbestätigung fehlte, hatte der Verkäufer verschiedene zumutbare Prüfungen durchgeführt und dokumentiert. Im Fall des FG Münster fehlten dagegen jegliche Nachweise und erkennbare Sorgfaltsmaßnahmen.

Für den Vertrauensschutz kommt es damit weiterhin darauf an, dass der Unternehmer die erforderlichen Nachweise erbringt und angemessene Prüfungen vornimmt. Fehlen sowohl die Gelangensbestätigung als auch andere Belege und Sorgfaltsmaßnahmen, kann sich der Unternehmer nicht allein auf den Vertrauensschutz berufen.

 

Quelle: Möllenhoff & Partner mbB (Artikel vom 07.08.2026)