Die digitale Archivierung hat sich im Unternehmensalltag etabliert – auch im Bereich Zoll. Dennoch gelten hier besondere Vorgaben, die häufig Fragen aufwerfen. Grundlage aller Anforderungen ist § 147 der deutschen Abgabenordnung (AO), da Ein- und Ausfuhrabgaben als Steuern gelten und damit unter die abgabenrechtlichen Aufbewahrungspflichten fallen.

Anforderungen der „geordneten“ Archivierung

  • 147 AO verpflichtet Unternehmen, bestimmte Unterlagen strukturiert und nachvollziehbar aufzubewahren. Dazu gehören u. a.:
  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Bücher, Aufzeichnungen und relevante Organisationsunterlagen
  • Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 UZK, also Dokumente zu Zollformalitäten und Anmeldungen
  • Unterlagen, die für die Besteuerung benötigt werden

Damit wird deutlich: Die Pflichten betreffen sowohl Einfuhr- als auch Ausfuhrunterlagen. Bei elektronischer Ausfuhranmeldung (ATLAS) ist der von der Ausfuhrzollstelle ausgestellte „Ausgangsvermerk“ digital zu archivieren.

Digitale Archivierung – ja, aber nicht für alles

Dokumente dürfen elektronisch gespeichert werden, wenn sie:

  • Je nach Dokument inhaltlich bzw. bildlich dem Original entsprechen,
  • jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sind.

Ausnahmen: Bestimmte Zolldokumente müssen im Original aufbewahrt werden. Dazu zählen insbesondere förmliche Präferenznachweise wie:

  • Ursprungszeugnisse
  • EUR.1 / EUR-MED
  • A.TR.

Auch handschriftlich zu unterschreibende Ursprungserklärungen – z. B. für Sendungen bis 6.000 €, wenn kein Ermächtigter Ausführer vorliegt – sind weiterhin physisch aufzubewahren.

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre für Zolldokumente

Für sämtliche Dokumente nach § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Diese Frist umfasst sowohl Unterlagen zur Inanspruchnahme von Präferenzvorteilen bei der Einfuhr als auch Nachweise bei der Ausfuhr, etwa Kopien der eigenen Ursprungserklärungen oder Belege zur Ursprungseigenschaft.

Präferenznachweise und Lieferantenerklärungen

Lieferantenerklärungen werden heute meist digital ausgetauscht – häufig als PDF. Rechtlich verlangt Art. 63 Abs. 3 UZK-DVO zwar grundsätzlich eine handschriftliche Unterschrift, lässt jedoch Ausnahmen zu:

  • Elektronisch authentisierte Lieferantenerklärung oder
  • schriftliche Übernahme der Verantwortung durch den Lieferanten gegenüber dem Ausführer

Die Zollverwaltung akzeptiert elektronische Kopien und nicht unterschriebene Erklärungen, wenn die natürliche Person namentlich erkennbar ist (Absatz 5 Dienstvorschrift Lieferantenerklärungen, Z 42 14). Unabhängig vom Format gilt: Lieferantenerklärungen müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden – sowohl beim Aussteller als auch beim Verwender.

Fazit: Zollabteilungen müssen Archivierung aktiv begleiten

Auch wenn die Verantwortung oft in der Finanz- oder Steuerabteilung gesehen wird, benötigen Zolldokumente besondere Aufmerksamkeit:

  • Vorgaben zur Archivierung kennen,
  • interne Prozesse abstimmen,
  • stichprobenweise prüfen, ob Dokumente korrekt abgelegt werden.

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Quelle: Möllenhoff Rechtsanwälte (Schlagbaum Newsletter 12-2025)